Onderhoudsmedewerkers krijgen meer tijd voor hun échte werk

Een recent voorgestelde werkmethode moet ervoor zorgen dat onderhoudsmedewerkers van KLM minder tijd besteden aan administratie en dus meer tijd overhouden voor hun kerntaken.

KLM Engineering & Maintenance Component Services houdt zich bezig met de reparatie, logistiek en opslag van vliegtuigonderdelen van luchtvaartmaatschappijen wereldwijd. Onderhoudsmedewerkers gaven aan dat zij steeds minder tijd hadden voor hun kerntaken en stakeholders wilden meer inzicht in de complexe processen binnen het bedrijf.

 In dit kader vroeg KLM CS ons om een concept te ontwikkelen met nieuwe digitale oplossingen en een nieuwe werkmethode voor de medewerkers, als basis voor verdere ontwikkeling.

KLM Component Services

Nieuwe werkmethode biedt meer ruimte voor kerntaken

De medewerkers gaven aan dat zij moeite hadden met veel van de verouderde gebruiksonvriendelijke IT-systemen en te kampen hadden met een zware werklast. Samen met het feit dat ze constant moeten schakelen tussen fysieke en administratieve werkzaamheden, betekent dit dat ze weinig tijd overhielden voor hun kerntaken. Aan de andere kant gaven de zakelijke stakeholders aan dat ze behoefte hadden aan kortere omlooptijden, meer inzicht in de status en locatie van de onderdelen en data gedreven preventief onderhoud.

Zodra we de organisatie en de medewerkers duidelijk voor ogen hadden, begon ons team met de brainstorm over mogelijke digitale oplossingen om de medewerkers te ontlasten. We ontwikkelden een voorlopig storyboard (met grove schetsen, kaders en omschrijvingen) om een toekomstige werkdag voor de drie werknemersrollen te schetsen en hun omgang met de nieuwe digitale oplossingen.

Geleidelijk hebben we de kwaliteit en relevantie van het storyboard steeds verder verbeterd door de stakeholders en medewerkers constant in het proces te betrekken. Er waren twee formele feedbacksessies waarvan de input werd ingezet om nieuwe ideeën te ontwikkelen en het storyboard verder te verbeteren. Toen er overeenstemming was bereikt over het storyboard onder de stakeholders en medewerkers, hebben we deze vertaald naar een kwalitatieve, zelfverklarende presentatie van de toekomstige werkdag van de medewerkers: de Employee Journey, met als bijnaam ‘My Component’.

Medewerkers enthousiast over concept voor hun toekomstige werkdag

De Employee Journey bestaat in eerste instantie uit vier digitale oplossingen. Allereerst adviseerden we de IT-systemen zo in te richten dat medewerkers altijd via één ingang bij alle informatie kunnen. Elk component die KLM CS gebruikt, krijgt een eigen digitaal dossier met geschiedenis, status en andere relevante details. Denk hierbij aan foto’s van de schade die de klant heeft meegestuurd of de reparaties die collega’s eerder hebben verricht. 

Vervolgens heeft elk component een unieke identifier waarmee de medewerkers de locatie ervan kunnen volgen en toegang hebben tot het digitale dossier. Ten derde hebben de medewerkers context- en rolspecifieke interfaces ter ondersteuning van hun activiteiten zodat ze op het juiste moment beschikking hebben over de juiste informatie op de juiste apparaten. Zodra alle componenten correct geïdentificeerd en volgbaar zijn, biedt het systeem tenslotte op basis van data voorspellingen,  die medewerkers aanzetten tot actie in plaats van reactie. 



‘My Component’ is enthousiast ontvangen door de medewerkers en de voorgestelde oplossingen bieden hen de gelegenheid om minder tijd te spenderen aan administratieve taken en zich te focussen op het werk waarvan ze houden. Daarnaast zijn de zakelijke stakeholders positief over de manier waarop de oplossingen hen meer inzicht geven in de complexe processen binnen de organisatie en hebben zij de voorgestelde werkmethode gecommuniceerd aan alle afdelingen binnen KLM CS. 

Dit was de derde ’journey’ werkmethode die Mirabeau heeft ontwikkeld voor medewerkers van KLM Engineering & Maintenance. De eerste twee zijn inmiddels in gebruik genomen.

De ‘Employee Journey’ was geheel in overeenstemming met mijn  visie voor Component Services. Mijn vraag was niet “Waar moeten we beginnen?”,maar “Wanneer kan het klaar zijn?”.

Neem voor meer informatie contact op met Marit van Meekeren, Client Manager Travel & Hospitality +31682597383

Mail Marit